Configurações da empresa

Em Configurações (no menu do seu nome, no alto à direita) ficam as preferências do escritório. Este artigo cobre o grupo Empresa, de Dados da Empresa até Departamentos. O Monitoramento OAB e o Follow-up têm artigos próprios.

Dados da Empresa

• Logo da empresa — clique em Enviar logo (PNG, JPG ou SVG; o ideal é 256×256 px).
• Informações cadastrais — nome, documento (CNPJ ou CPF), e-mail, plano, OAB, endereço e telefone do escritório. Clique em Editar para mudar.

Esses dados entram nos documentos gerados (os campos de Escritório dos modelos de documento), por isso vale mantê-los corretos.

Clientes Automáticos

Define o que acontece quando chega um lead novo pelo WhatsApp, Instagram, e-mail ou API:

• CRM padrão e Coluna padrão — em qual funil e etapa o caso do lead novo entra.
• Estratégia de atribuição — quem fica responsável:

Estratégia	O que faz
Sem atribuição	O lead entra sem responsável; alguém da equipe assume depois
Usuário fixo	Todo lead novo vai para a mesma pessoa
Rotacionar	Os leads são distribuídos em rodízio entre as pessoas marcadas em Usuários para distribuição

Clique em Salvar configuração. Remover configuração apaga essa definição.

Agendamentos

Define quando o assistente virtual (a IA do atendimento) pode oferecer e marcar consultas sozinho:

• Dias disponíveis e Faixa de horário (início e término).
• Antecedência mínima — o tempo mínimo entre agora e o início da consulta. O assistente não oferece horários mais próximos que isso; se o cliente pedir um horário em cima da hora, ele explica e oferece as próximas vagas.
• Modalidades de atendimento — Presencial e/ou Online (Google Meet). Com uma só marcada, o assistente nem pergunta ao cliente.
• Disponibilidade nas tarefas — ligado, ao criar uma tarefa com responsável, prazo e tempo estimado, a Métis confere se ela cabe na agenda da pessoa naquele dia e avisa se não couber (a pessoa decide se cria mesmo assim).

O Resumo no fim da página mostra a regra em uma frase.

Nota

Essas regras valem só para o que a IA agenda. Consultas marcadas pela equipe na tela de Consultas não são bloqueadas por elas.

Pastas de Casos

As pastas que a Métis cria sozinha em todo caso novo (ex.: DOCS PESSOAIS, DOCS INSS, PROCURAÇÃO E CONTRATO, DOCS MÉDICOS).

• + Nova pasta adiciona uma.
• As setas ↑ ↓ mudam a ordem (é a ordem em que as pastas aparecem no caso).
• O lápis renomeia e a lixeira remove.

Regras de Entrada em CRM

Um checklist obrigatório para um caso entrar num CRM. Por exemplo: antes de ir para o Financeiro, “Verificar documentação” e “Consultar pagamentos”.

1. Escolha o CRM.
2. Clique em + Adicionar item para cada item do checklist (as setas mudam a ordem).
3. Salvar regra.

Quando alguém mover um caso para esse CRM (no CRM, em Mover para CRM), a Métis mostra o checklist, e só deixa mover depois que todos os itens forem marcados.

Áreas e atuações

As áreas que o escritório atende (Previdenciário, Trabalhista…) e, dentro de cada uma, as atuações (Aposentadoria por idade, BPC/LOAS, Auxílio-acidente…) usadas como tipo dos casos.

• Marque as áreas e atuações que o escritório usa (Marcar todas / Desmarcar todas em cada área) e clique em Salvar alterações.
• Falta alguma? Nova área ou Nova atuação nesta área — ela fica visível só para o seu escritório.
• A IA usa as áreas e atuações para agendar a consulta com o advogado certo.

Nota

Só gestores alteram as áreas e atuações. Para os outros perfis a tela é somente leitura.

Status do Caso

Os status para classificar o andamento dos casos (ex.: “Aguardando julgamento”, “Arquivado pela justiça”). São as opções do campo status ao cadastrar ou editar um caso.

• + Novo status cria um.
• No menu ⋯: editar, ativar/desativar ou remover. Prefira desativar um status que não usa mais em vez de removê-lo.

Notificações

Os avisos que a equipe recebe no sininho (vale para todo o escritório).

• Lembrete de reunião — avisa quem responde pela consulta e pelo caso: o responsável pelo agendamento, o responsável do caso e o advogado.
• Antecedência — quanto tempo antes da reunião o aviso chega (ex.: 10 minutos antes).

Reunião remarcada gera um aviso novo (o antigo sai da lista), e reunião que já começou não é avisada. Clique em Salvar.

Dica

Para avisar o cliente antes da consulta, use o Follow-up.

Modelos de Tarefa

Tarefas que se repetem no escritório (“Requerimento Adm”, “Monitorar implantação”, “Avisar cliente sobre a perícia médica”…), prontas para reaproveitar. Ao criar uma tarefa em Tarefas, escolha o modelo e o formulário já vem preenchido.

• Buscar modelo… filtra a lista; o lápis edita e a lixeira remove.
• + Novo modelo abre o formulário:

1. Título (ex.: “Protocolar recurso”) e Descrição — o texto copiado para a tarefa, com negrito, listas e links.
2. Tempo estimado (horas e minutos) — usado para conferir se a tarefa cabe na agenda do responsável (veja Agendamentos).
3. Fluxo de encaminhamento (opcional) — quem recebe a tarefa depois do responsável, um por vez, quando ela é encaminhada. Vale quando a tarefa tem um responsável só.
4. Adicionar modelo.

Nota

O modelo só preenche o formulário. Editar ou remover um modelo não altera as tarefas já criadas com ele.

Dá também para salvar uma tarefa como modelo direto do formulário de tarefa.

Departamentos

Os setores do escritório (ex.: Comercial, Financeiro, Judicial, Saneamento).

• + Novo departamento cria um (só o nome); no menu ⋯, editar ou remover.
• As pessoas são colocadas nos departamentos em Membros da Equipe.

Os departamentos decidem quem vê cada CRM: um CRM ligado a um departamento só aparece para quem participa dele (os gestores veem todos). Eles também agrupam os números do resumo de Conversas e dos Relatórios.